Präsentationsprogramme kommen bei Vorträgen vor einem größeren Personenkreis zum Einsatz. Mithilfe eines digitales Endgeräts in Verbindung mit Projektor und Projektionsfläche, eines Großbildschirms oder eines interaktiven Whiteboards werden Bilder und knappe Texte in laufender Folge zur Anzeige gebracht und gegebenenfalls animiert. Damit soll die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen an den Vortrag gebunden werden.
Das wohl bekannteste Präsentationsprogramm ist „PowerPoint“ aus der Office-Suite von Microsoft. Ein kostenfreies Programm mit Namen „Impress“ und vergleichbarer Funktionsvielfalt findet sich beispielsweise in dem Programmpaket „LibreOffice“ .
In Schule und Ausbildung ist ein Referat halten zu wollen der typische Anlass, ein Präsentationsprogramm zu nutzen. Neben der Absicht, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen zu binden, dient das Erstellen einer Präsentation der eigenen Besinnung und als Gedankenstütze für den späteren Vortrag.
In Bezug auf den Funktionsumfang reichen Präsentationsprogramme an Textverarbeitungen heran. Im Unterschied zu diesen sind statt automatisch generierter „Seiten“ einzelne „Folien“ zu erzeugen. Die Übergänge können gestaltet und automatisiert, Texte und Bilder animiert werden. Die Abmessungen der Folien sind an den Formaten von Bildschirmen und Präsentationswänden orientiert, können aber leicht an übliche Seitenformate angepasst werden.
Für die meisten Schreibanlässe dürfte ein Präsentationsprogramm ebenso geeignet sein wie Textverarbeitungen, was die Frage aufwirft, für welche Zwecke letztere maßgeschneidert sind.