Das Portable Document Format (engl; kurz PDF; deutsch: portables Dokumentenformat) wurde 1993 vom Unternehmen Adobe Inc. entwickelt. Ziel war, ein Dateiformat zu schaffen, das unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, der benutzten Hardware oder dem Betriebssystem erfasst, versendet, angezeigt und gedruckt werden kann. Anders ausgedrückt sollte der/die Leser*in einer PDF-Datei das Schriftstück immer in der Form betrachten und ausdrucken können, die der Autor festgelegt hat. Typische Konvertierungsprobleme (wie veränderter Seitenumbruch oder falsche Schriftarten) beim Austausch eines Schriftstücks zwischen verschiedenen Programmen entfallen dadurch.
Das Ziel wurde erreicht. PDF ist heute ein offener Standard der ISO (International Organization for Standardization). PDF-Dokumente können Links und Buttons, Formularfelder, Audio- und Videoelemente sowie logische Funktionen enthalten. Sie können elektronisch unterzeichnet und mit kostenlosen Readern sowohl unter Windows, macOS und LINUX angezeigt werden.
Der populärste Reader ist wohl der von Adobe. Er ist die abgespeckte Version des weniger bekannten „Acrobat“, mit dem PDF-Dateien nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet werden können. Da das Programm kostenpflichtig ist, hat es sich nur unter Insidern verbreitet. Viele Anwender glauben deshalb, dass PDF-Dateien nur sehr eingeschränkt bearbeitet werden können. Meist werden deshalb Routinen wie beispielsweise die von MS-Word benutzt, um Dokumente ins PDF-Format zu setzen bzw. PDF- in Word-Dateien umzuwandeln. Bei solchen Konvertierungen werden leider Standards dieses Dateiformats nicht immer eingehalten.
Für eine direkte und umfängliche Bearbeitung von PDF-Dateien stehen neben dem Adobe Acrobat weitere Programme zur Verfügung. Sie werden meist mit zeitlich befristeten Lizenzen angeboten wie beispielsweise SodaPDF. Mit einer zeitlich unbefristeten Lizensierung zum günstigen Preis macht da Ashampoo PDF Pro 2 eine rühmliche Ausnahme.
Die drei genannten Anwendungen sind in der Funktionsvielfalt vergleichbar. Vermutlich gibt es weitere ähnlich leistungsfähige Programme. Das herauszufinden bedarf einer gründlichen Prüfung. Web-Editoren reichen an diese Funktionsvielfalt systembedingt nicht heran.